Bilag 2 - Varde Kommunes retningslinjer ved sygefravær

Formål

Retningslinjerne ved sygefravær skal understøtte den bedst mulige løsning af Varde Kommunes opgaver og arbejdsplanlægning, et godt arbejdsmiljø for alle og omsorg for den medarbejder, der bliver syg. Dette betyder, at arbejdspladsen skal sikre den sygemeldte medarbejders fortsatte tilknytning til arbejdspladsen, og at der i fællesskab arbejdes for medarbejderens hurtigst mulige tilbagevenden til arbejdspladsen – på den bedst mulige måde. Desuden skal hensynet til kolleger og arbejdsplanlægningen, når en kollega er sygemeldt, også sikres.

Retningslinjerne gælder alle ansatte i Varde Kommune

Retningslinjerne er minimumskriterier, der omfatter alle arbejdspladser i Varde Kommune og alle medarbejdere med sygefravær uanset ansættelsesvilkår eller sygefraværsårsag.
De opstillede retningslinjer kan fraviges som følge af en konkret begrundelse. Hvis en medarbejder er ansat efter §56, vil der i sagens natur være mere end 10 sygefraværsdage på et år fordelt på et antal perioder, hvilket kan begrunde, at der i
denne situation vælges en anden frekvens i samtaleforløbet. Hvis en medarbejder er uhelbredelig syg uden mulighed for yderligere sygdomsbehandling og har kort tid igen (uger til måneder), kan det begrunde, at retningslinjerne fraviges og opsigelse undlades.

Ansvar

Indsatsen for forebyggelse og nedbringelse af sygefravær er et vigtigt ledelsesansvar.
Medarbejdere og tillidsvalgte har et medansvar for at bidrage til det gode arbejdsmiljø og reagere på kollegers eventuelle mistrivsel. Det er desuden vigtigt, at den enkelte medarbejder selv tager hånd om sit helbred med forebyggelse og rettidig behandling.

Indsats for tilbagevenden til arbejdet

Tidlig indsats i sygefraværsforløbet er vigtigt i forebyggelsen af længerevarende sygefravær og den risiko, der er for, at en sygemeldt medarbejder kan miste relationen til sin arbejdsplads. Når en medarbejder sygemeldes, skal der derfor være hyppig kontakt og dialog mellem den sygemeldte medarbejder og arbejdspladsen. Der skal sættes fokus på, hvad medarbejderen kan arbejdsmæssigt, og hvor det er muligt, skal arbejdets indhold tilpasses bl.a. gennem involvering af Jobcentret.
En tilbagevendelsesplan for en sygemeldt medarbejder skal altid være en konkret aftale om aktiviteter, hjælpeforanstaltninger, tidsplan og timetal. Ved gradvis tilbagevenden til arbejdet efter et alvorligt/længerevarende sygeforløb kan deltagelse i f.eks. personalemøder være en af de første aktiviteter i en tilbagevendelsesplan.

Dokumentation

Alle indkaldelser til samtaler om sygefravær og referater fra samtalerne skal være skriftlige og arkiveres i personalemappen i rollebaseret og sendes til medarbejderen i e-Boks. I rollebaseret ligger skabeloner til indkaldelser og referater herunder med tilbagevendelsesplan. Leder modtager advis fra lønsystemet som hjælp til at reagere rettidigt på sygefravær.

Den konkrete håndtering af et sygefraværsforløb

1. dags sygefravær	Sygemelding skal ske telefonisk til nærmeste leder og inden arbejdstids begyndelse. Sekundært kan sygemelding i driftsområderne ske til en udpeget medarbejder efter nærmere aftale. Hvis lederen ikke træffes i forbindelse med sygemeldingen, eller sygemelding sker til en anden medarbejder, vil lederen kontakte medarbejderen hurtigst muligt herefter for at drøfte opgaver, aftaler og forventet varighed på sygefraværet.
Ved 3 dages sammenhængende sygefravær	Leder ringer medarbejderen op, hvis medarbejderen ikke selv har ringet, med det formål: at drage omsorg for medarbejderens trivsel og sikre planlægning og løsning af opgaverne på arbejdspladsen at klarlægge hvor lang tid fraværet forventes at vare at afklare om arbejdspladsen kan understøtte medarbejderens tilbagevenden Det er altid leders ansvar op til en evt. næste samtale at sikre kontakten med medarbejderen efter nærmere aftale. Det vil være hensigtsmæssigt, at medarbejderen så vidt muligt selv tager kontakt med sin leder specielt ved ændringer i sygeforløbet
Ved 10 dages sammenhængende sygefravær	Leder og medarbejder afholder en fraværssamtale med det formål: at drage omsorg for medarbejderens trivsel og sikre planlægning og løsning af opgaverne på arbejdspladsen at klarlægge hvor lang tid fraværet forventes at vare at afklare om arbejdspladsen kan understøtte medarbejderens tilbagevenden at formulere en konkret tilbagevendelsesplan og redegøre for de næste skridt iht. Sygefraværsretningslinjerne aftale næste samtaletidspunkt Leder indkalder skriftligt til samtale ud fra skabelon i rollebaseret og med sygefraværsretningslinjerne som bilag. Medarbejder forbereder sig med evt. lægelig vurdering af sygefraværets varighed og muligheden for snarlig tilbagevenden med hel eller delvis raskmelding. Medarbejder opfordres til at tage en ledsager/bisidder med til samtalen. Referat udfærdiges ud fra indkaldelsen og skabelonen i rollebaseret og med kopi i e-Boks til medarbejder. Det er altid leders ansvar op til en evt. næste samtale at sikre kontakten med medarbejderen efter nærmere aftale. Det vil være hensigtsmæssigt, at medarbejderen så vidt muligt selv tager kontakt med sin leder specielt ved ændringer i sygeforløbet. Leder rådfører sig evt. med Løn og Forhandling
Ved 21-28 dages sammenhængende sygefravær	Leder og medarbejder afholder en lovpligtig sygefraværssamtale sammen med Jobcentret med det formål: at drage omsorg for medarbejderens trivsel og sikre planlægning og løsning af opgaverne på arbejdspladsen at klarlægge hvor lang tid fraværet forventes at vare at afklare om arbejdspladsen kan iværksætte foranstaltninger, der kan understøtte medarbejderens tilbagevenden at formulere en konkret tilbagevendelsesplan og informere om næste skridt iht. Sygefraværsretningslinjerne aftale næste samtaletidspunkt Leder kan kontakte Løn og Forhandling i Personaleafdelingen for sparring. Leder indkalder skriftligt til samtale ud fra skabelon i rollebaseret og med sygefraværsretningslinjerne som bilag. Leder kan bede medarbejderen medbringe en lægelig vurdering/mulighedserklæring med henblik på formulering af en tilbagevendelsesplan og hel eller delvis raskmelding. Medarbejder opfordres til at tage en ledsager/bisidder med til samtalen. Referat udfærdiges ud fra indkaldelsen og skabelonen i rollebaseret og med kopi i e-Boks til medarbejder.
Ved mere end 28 dages sammenhængende sygefravær	Leder og den sygemeldte medarbejder afholder minimum 1 månedlig samtale efter samme model som ved 21 -28 dages sygefravær.
Ved fortsat sygefravær	Hvis der ikke er en kendt tidshorisont for tilbagevenden til arbejdet – helt eller delvist, kan leder efter en konkret helhedsvurdering indlede påtænkt opsigelse.
Ved 4 sygefraværs perioder inden for 12 måneder	Leder indkalder medarbejderen skriftligt til en fraværssamtale med det formål: at drage omsorg for medarbejderens trivsel at drøfte og aftale hvad medarbejder og arbejdsplads kan gøre for at undgå, at medarbejderen fortsat har periodisk/tilbagevendende sygefravær (handleplan) Leder informerer om næste skridt iht. Sygefraværsretningslinjerne Leder indkalder skriftligt til samtale ud fra skabelon i rollebaseret og med sygefraværsretningslinjerne som bilag. Leder kan bede medarbejderen medbringe en lægelig vurdering/mulighedserklæring. Medarbejder kan tage en ledsager/bisidder med til samtalen.