Har du en idé til et arrangement?

Folderen er udarbejdet i samarbejde mellem Varde Kommune, Syd- og Sønderjyllands Politi og Handelsrådet Vækst i Vest.

Hvornår skal der søges tilladelse?

Du skal som arrangør af et offentligt arrangement altid ansøge om tilladelse, det er uanset om det foregår på offentligt eller privat grund. Det kan være arrangementer som f.eks.

• Koncert
• Boksestævne
• Friluftsarrangementer, herunder byfester, Open by Night, ringridning, koncerter, festivaler, traktortræk, traktorringridning mv.
• Omrejsende tivoli
• Cirkus
• Motionsløb/march/optog
• Cykelløb
• Motorløb på godkendt bane
• Motorløb på vej
• Demonstration (Skal anmeldes til politiet senest 24 timer før afvikling) – anmeld af hensyn til tidsfristen gerne via politiets hjemmeside (åbner i nyt vindue).
• Opstilling af forlystelsesapparat (hoppeborg, skydetelt mv.)

Tilladelser søges via Varde kommune her .

Myndighederne vurderer arrangementet på baggrund af oplysningerne i ansøgningen.

Kommuneservice – søg ét sted, så ordner vi resten

Når du søger på ovenstående link, bliver din ansøgning automatisk sendt videre til relevante parter som kommune, politi og beredskab. Nogle aktiviteter kræver flere godkendelser end andre.

Jf. bekendtgørelse om offentlige forlystelser, ordensbekendtgørelsen mv.  skal der indsendes ansøgning om afvikling af offentlige arrangementer – store som små.

Ved større folkemængder (der kan ikke angives et specifikt antal, idet det kommer an på en konkret vurdering af den enkelte ansøgning/arrangementet) kan politiet og beredskabet vurdere, at der skal udfærdiges en sikkerhedsplan, beredskabsplan og redningsplan.

Læs mere om sikkerhedsplanen til brug for større udendørs musikarrangementer eller lignende her (åbner i nyt vindue).

Er du i tvivl eller har du behov for hjælp så kontakt vardekommune@varde.dk.

Søg i god tid

Sagsbehandlingen er som udgangspunkt op til 8 uger. Ved større arrangementer kan der gå endnu længere tid, så søg i god tid.

Hos politiet skal man regne med, at sagsbehandlingstiden kan vare op til 4 uger – regnet fra den dag, politiet har modtaget alle nødvendige oplysninger. Ved større arrangementer kan sagsbehandlingstiden være længere.

Forberedelser inden du søger/hvad skal du have klar?

Når du søger om tilladelse, vil din ansøgning blive vurderet hos både kommune, politi og beredskab. Når alle parter har vurderet din ansøgning, får du ét samlet svar (tilladelser mv. vil være vedhæftet svaret).

Det er derfor en god idé at have alle relevante dokumenter klar inden du går i gang:

• Mit ID/Mit ID Erhverv
• Skilteplan (hvis dit arrangement påvirker trafikale forhold)
• Telt-certifikater (hvis du opsætter telte på mere end 100 m² ) Hvis der ikke er et certifikat på teltet, skal der indhentes en byggetilladelse
• Arrangementsplan ved midlertidige udendørsarrangementer til flere end 150 personer omfattende forsamlingstelte, udendørs campingområder, udendørs salgs områder og lignende
• Pladsfordelingsplan (hvis du opsætter telte til mere end 150 personer)
• Certifikater på scener, tribuner mm. (tilskuerkonstruktioner højere end 1 meter) Hvis der ikke er et certifikat på den transportable konstruktion, som er højere end en meter, skal der indhentes en byggetilladelse)
• ID/Certifikat/forsikring (Hvis du opsætter hoppeborg/skydetelt mv.)
• Tilladelse fra ejer, hvis arrangementet afholdes på privatejet område.
• Beredskabsplan (hvis dit arrangement tiltrækker over 150 og under 650 personer)
• Udarbejdet sikkerhedsplan (hvis nødvendigt)
• Program eller foreløbigt program

Særligt for motorløb

• Rutekort – i forbindelse med ansøgning om cykelløb, motionsløb, optog, motorløb på vej mv.
• Rutebeskrivelse – i forbindelse med ansøgning om cykelløb, motionsløb, optog, motorløb på vej mv.
• DASU-ansøgning (kopi) – i forbindelse med ansøgning om motorløb på vej
• Samtykkeerklæring fra berørte husstande på ruten i forbindelse med motorløb på vej (Lodsejererklæringer).
• DMU/DASU banecertifikat – i forbindelse med ansøgning om motorløb på bane
• Miljøgodkendelse – i forbindelse med ansøgning om motorløb på bane
• Forsikringsdokumenter – i forbindelse med ansøgning om motorløb på bane
• Oplysning om teknisk kyndig person – i forbindelse med ansøgning om motorløb på bane
• Oplysning om afholdelse af motorløb på bane er med/uden publikum.

Log ind med Mit ID/Mit ID Erhverv (CVR-nr. hvis det er en forening eller lignende)

Du søger tilladelse til offentlige arrangementer her.

Gode råd

Giv dit arrangement et unikt arrangementsnavn.

Arrangementsnavnet anvendes som sags-identifikation hos kommunen og i politiet. Giv gerne arrangementet et unikt navn. En byfest kan f.eks. kaldes [bynavn] Byfest og ikke bare byfest (der afholdes mange byfester i kommunen) etc.

Beskrivelse

Lav en fyldig beskrivelse af selve arrangementet og de aktiviteter i planlægger. Skriv gerne hvad formålet med arrangementet er.  Det er vigtigt at tænke på, at ansøgningen læses af Varde kommune (flere forvaltninger) samt Syd- og Sønderjyllands Politi. Beskriv elementer i arrangementet, som kan være relevante for de involverede myndigheder, at være bekendte med.  Skriv hellere for meget end for lidt.

Syd- og Sønderjyllands Politi gør opmærksom på, at de ansvarlige for arrangementet kan få bødestraf, hvis arrangementet afvikles i strid med de oplysninger, som blev givet ved ansøgningen.

Aktiviteter

Der kan være aktiviteter i et arrangement, som kræver selvstændige tilladelser fra politiet, f.eks. hoppeborg, servering af alkohol, tivolitog, traktortræk, traktorringridning, havetraktorringridning mv.

Vedhæft gerne et program eller et foreløbigt program.

Salg fødevarer

Hvis en aktør ønsker at sælge mad i forbindelse med dit arrangement, skal vedkommende søge tilladelse hos Fødevarestyrelsen, for der er særlige hygiejne- og sikkerhedsstandarder. Ofte kræves der ingen registrering, fordi salget ligger under bagatelgrænsen.

Du kan nærlæse reglerne fra Fødevarestyrelsen her (åbner i nyt vindue).

Servering af øl, vin eller alkohol

Hvis der bliver serveret øl, vin eller alkohol i forbindelse med arrangementet, skal dette markeres i ansøgningen (lejlighedstilladelse) ligesom der skal svares på spørgsmål som åbnes når man markerer at der skal ske udskænkning (udendørs/indendørs, typer af alkohol, offentlig adgang, hvem er ansvarlig, tlf.nr. samt antal forventede deltagere ved serveringen). Vær opmærksom på, at der kun kan gives lejlighedstilladelse til fysiske personer – ikke til foreninger, virksomheder mv. som sådan.

Hvis du som ansøger fremstiller eller engrosforhandler drikkevarer, er det i visse tilfælde nødvendigt at have en forudgående tilladelse fra Erhvervsstyrelsen. Du kan læse mere om Erhvervsstyrelsens tilladelser her (åbner i nyt vindue).

Trafikregulering/afspærring/parkeringstilladelser

Hvis der er behov for trafikregulering (regulering af færdsel må kun ske ved dertil uddannet personale), skal det fremgå af ansøgningen (afkrydsning af supplerende spørgsmål).

Hvis du ansøger om at afspærre vej eller blokere et fortov, så skal du vedhæfte en skilteplan. Hvis du vil have hjælp til at lave en skilteplan, så kontakt Vej og Park på INDEN du søger – skilteplanen skal uploades sammen med ansøgningen.

Hvis du ønsker særlige parkeringstilladelser i forbindelse med dit arrangement, ansøger du ved Vej og Park på mail vejogpark@varde.dk.

Toilet/affald

Du skal i ansøgningen til Varde kommune redegøre for toiletforhold – hvor ligger de offentlige toiletter/opstilles der toiletvogne?

Affald: som arrangør har du ansvaret. Læs mere om affald her (åbner i nyt vindue).

Hoppeborg (forlystelsesapparater)

Hvis der opsættes hoppeborg eller andet forlystelsesapparat (herunder også skydetelt) i forbindelse med arrangementet, skal der vedhæftes en kopi af gældende ansvarsforsikring samt dokumentation (kontrolattest) for, at forlystelsesapparatet er godkendt (inden for det seneste år).

Hvis forlystelsesapparatet er lejet hos en udlejer hjemmehørende i Syd- og Sønderjyllands Politikreds, kan det være tilstrækkeligt at oplyse forlystelsens ID-nr. samt udlejers navn, da politikredsen kan være i besiddelse af de nødvendige oplysninger. Din udlejer kan oplyse nærmere herom.

Hvis det er en anden, som skal opstille forlystelsesapparat i forbindelse med dit arrangement, skal den pågældende selv søge om tilladelse.

Musik – husk KODA afgiften

Når du spiller musik i det offentlige rum, SKAL du købe musiklicens. Det gør du hos Koda (åbner i nyt vindue).

Spil/lotteri/tombola

Søg tilladelse her til indsamlinger/lotteri/tombola (åbner i nyt vindue).

Arrangementsplaner

Hvis der til et event kommer flere end 150 personer, skal der som udgangspunkt uploades en arrangementsplan for området. Dette krav gælder når arrangementet er indhegnet og der opstilles flere telte, scener og andre konstruktioner. Arrangementsplanen skal udarbejdes iht. Bygningsreglementets bilag 11a.

På planen skal nedenstående fremgå:

• Redningsberedskabets køreveje
• Telte, scener, salgs områder mv. med angivelse af afstande til omkringliggende bygninger, scener mm.
• Brandslukningsudstyr
• Afspærring
• Flugtveje

Sikkerhedsplan

Ved større arrangementer kan politiet og beredskabet vurdere, at der skal udfærdiges en sikkerhedsplan (der kan ikke angives et specifikt antal, idet det kommer an på en konkret vurdering af den enkelte ansøgning, redningsplan mv.

Læs mere om sikkerhedsplanen til brug for større udendørs musikarrangementer eller lignende her (åbner i nyt vindue).

Når du sender en ansøgning til Varde Kommune, vil din ansøgning automatisk blive sendt videre til politiet, der ligeledes vurderer forholdene.

Forsamlingstelt og transportable konstruktioner

Forsamlingstelte på 100 m² eller derover kræver et certifikat. Hvis teltet er større end 100 m², og du ikke har et teltcertifikat, så skal du ansøge om en byggetilladelse. Det samme gælder, hvis du opsætter en konstruktion – evt. en scene – der er mere end 1 meter høj, som ikke har et certifikat – det kræver også en byggetilladelse.

Byggetilladelsen søges via Byg og Miljø Ansøgningstypen ”Transportable konstruktioner” vælges. Læs mere på Byg og Miljøs hjemmeside (åbner i nyt vindue).

Teltindretning/lokaleindretning

I forbindelse med arrangementer med mere end 150 personer indenfor, i telt eller under fast tag, så gælder der helt særlige regler. Der skal indsendes en pladsfordelingsplan, med angivelse af nødudgange og brandslukningsudstyr. En pladsfordelingsplan skal enten udfærdiges af en certificeret rådgiver eller godkendes af kommunen.

Eksisterende pladsfordelingsplaner, der tidligere er myndighedsgodkendte, eller som tidligere er udfærdiget af certificeret rådgiver, kan anvendes uden fornyet godkendelse, hvis der ikke ændres på opstillingen.

Pladsfordelingsplaner skal udarbejdes iht. Bygningsreglementets bilag 11a. Læs vejledning om arrangementsplaner for midlertidige udendørsarrangementer her (åbner i nyt vindue).

Installationer i det offentlige rum

Hvis du ønsker at lave en midlertidig aktivitet, der skal stå i det offentlige rum i en periode på under 6 uger, kan det kræve en byggetilladelse. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt dit projekt kræver en byggetilladelse, kan du sende en forespørgsel med en beskrivelse af din idé til teknik@varde.dk.

Hvis du ønsker en installation i byrummet på mere end 6 uger, skal man have en byggetilladelse. Du søger via www.bygogmiljoe.dk (åbner i nyt vindue). Ansøgningstypen ”Transportable konstruktioner” vælges.

Vejledning får du også hos teknik@varde.dk.

Mere hjælp

Du kan få hjælp til Teknik og Miljø, Bygningsmyndighed via mail www.teknik@varde.dk

Du kan få hjælp til Vej og Park, Skilteplan via mail vejogpark@varde.dk

Har du brug for yderligere hjælp kan du skrive en mail til vardekommune@varde.dk

Du finder alle vores vejledninger i forbindelse med af offentlige arrangementer her.

På Syd- og Sønderjyllands Politis hjemmeside finder du også gode råd i forbindelse med ansøgning om og afvikling af arrangement (åbner i nyt vindue).

God fornøjelse og held og lykke med dit arrangement.